Quanto ti costa una giornata di lavoro di un tuo tecnico? Non il lordo in busta paga. Il costo pieno, diviso per le giornate che quella persona produce davvero. Se la risposta non è un numero preciso ma un «dipende», il budget del personale dell'anno prossimo nasce già su una base incerta — e con lui il prezzo a cui vendi le tue giornate.
Non è una domanda da ufficio paghe. È la prima domanda di chi deve decidere quante persone gli servono l'anno prossimo, e se se le può permettere.
Di quante persone hai bisogno non lo dice l'organico di oggi
L'errore più comune nel mettere a budget il personale è partire da chi c'è. Si guarda l'organico attuale, si aggiunge un ritocco per gli aumenti, magari una persona in più «se le cose vanno bene», e si chiude la voce. È un conto fatto all'indietro.
Il verso giusto è l'opposto. Prima vengono i volumi che hai deciso nel budget commerciale: quante commesse, quante giornate di lavoro vendute, quanti progetti. Da lì si ricava quante giornate servono per produrli. E solo da quelle giornate si risale a quante persone, e con quali competenze.
È lo stesso ragionamento del budget dei costi che si dimensiona sui volumi, non sull'anno prima. Vale anche per le persone: sono il costo più grande di un'azienda di servizi, e sono l'unico che molti continuano a stimare guardando lo specchietto retrovisore.
La giornata vendibile non è la giornata pagata
Qui si rompe il conto che fanno quasi tutti. Una persona la paghi per tutto l'anno. Ma non tutto l'anno produce giornate vendibili.
Parti dai giorni di calendario. Togli sabati e domeniche, le ferie, le festività, i permessi, la media di malattia, i giorni di formazione, le riunioni interne. Quello che resta sono le giornate che quella persona può davvero dedicare a un cliente. In un'azienda di servizi, tra un contratto a tempo pieno e le giornate realmente fatturabili, lo scarto è spesso di un terzo. A volte di più.
Significa che se dividi lo stipendio per i giorni lavorativi teorici, ti stai raccontando un costo-giornata più basso di quello vero. E su quel numero sbagliato costruisci il prezzo di vendita.
Lo strumento: il costo pieno della giornata vendibile
Si costruisce in quattro righe, e si fa per ogni figura o gruppo omogeneo di persone.
Prima riga: il costo-azienda annuo pieno. Non il lordo. Il lordo più i contributi a carico azienda, il TFR, la tredicesima e la quattordicesima, i buoni pasto, la formazione, gli strumenti che quella persona usa. È quanto quella risorsa ti toglie dalla cassa in un anno.
Seconda riga: le giornate vendibili reali. Il calendario al netto di tutto quello che abbiamo detto.
Terza riga: la divisione. Costo pieno diviso giornate vendibili. Questo è il costo della tua giornata — il pavimento sotto cui, se vendi, stai perdendo.
Quarta riga: il confronto con il prezzo a cui quella giornata la vendi davvero. La differenza è il margine che hai per coprire tutti i costi che non sono quella persona — la struttura, l'affitto, l'amministrazione, te stesso — e per restare qualcosa.
Fatto figura per figura, questo calcolo ti dice due cose in un colpo solo: quante persone ti servono per i volumi che hai messo a budget, e se i ricavi di quei volumi coprono il costo di quelle persone. Il bisogno di competenza e la copertura dei costi si incontrano qui, in una tabella sola.
Il numero che non si calcola una volta, si governa tutto l'anno
C'è un ultimo numero, e non è il costo: è quante di quelle giornate vendibili prevedi di venderne. Il calcolo del costo ti dà il tetto — le giornate che una persona può dedicare a un cliente. Ma tra il poterle vendere e il venderle c'è il tasso di saturazione, ed è lì che si gioca il risultato dell'anno. Una persona con duecentoventi giornate vendibili che ne fattura centosessanta ti costa uguale: la differenza, quelle sessanta giornate pagate e non vendute, esce dal margine. È il budget che prevede quante di quelle giornate punti a vendere — e il monitoraggio, mese per mese, a verificare quanto la previsione si avvera. Il costo lo calcoli una volta; la saturazione la prevedi nel budget e la governi tutto l'anno.
Una nave non si equipaggia contando chi è già a bordo
Si equipaggia sulla rotta che si è deciso di fare. Prima la destinazione e le miglia da percorrere, poi quanti marinai servono per quelle miglia, e con quali specializzazioni. Chi imbarca l'equipaggio guardando solo chi c'era l'anno prima si ritrova, a metà traversata, o con troppe braccia ferme o con troppe poche per tenere la rotta.